در این مقاله قصد داریم، به موضوع دلایل مهم برای ضبط کردن مکالمات تلفنی سازمان بپردازیم. پس همراه با وبوآپ بمانید.
همچنین می‌توانید، برای کسب اطلاعات بیشتر از صفحه “ خط تلفن اینترنتی ” استفاده کنید. 
سیستم ضبط مکالمات تلفن، از بخش های مهم هر مرکز تماسی به شمار میرود. و مانند سایر بخش ها، دارای حساسیت ها و شرایط بخصوصی است.
1. شنود آنلاین مکالمات اپراتورها
این امکان برای شما وجود خواهد داشت. تا با انتخاب داخلی اپراتور مورد نظر و بصورت آنلاین تمامی صحبت های رد و بدل شده. میان مشتری و اپراتور را مورد شنود قرار دهید. و اگر که؛ هر لحظه ایرادی به صحبت های اپراتور وارد بود. سریعا اقدامات و توصیه های لازم در جهت اصلاح آن انجام دهید.
2. ارتقا سطح مکالمات بین مشتریان سازمان و اپراتورها
حتما در جریان هستید. که در ابتدای برقراری تماس ا سازمان؛ اعلام کرده اند. که تمامی مکالمات شما با مجموعه ضبط و بررسی می گردد. این اقدام نقش مهمی در پیشگری از بروز برخوردهای خلاف عرف ایجاد می کند. و تماس گیرنده، خواهد فهمید، که در صورت بروز هر نوع مشکلی، در ابتدا تماس تلفنی ایشان با مجموعه مورد بررسی قرار خواهد گرفت. پس؛ بیان کلمات و جملات خارج از موضوع خودداری کند.
3. دسترسی به بایگانی فایل های صوتی
سازمان ها و شرکت ها به دلایل بسیار زیادی از جمله، پیگیری سفارشات، تناقفضات رفتاری مشتریان، اهمال کاری یا بعضا فراموشی در انجام درخواست ها، بررسی و رفتار شناسی مشتریان در بازه های زمانی مختلف و… به فایل های صوتی مشتریانشان نیاز دارند. از این رو دسترسی به آرشیو اطلاعات بر اساس دسته بندی های مختلف از جمله شماره تماس مخاطب، زمان، اپراتور پاسخگو و… میتواند مفید باشد.
4. عدم نگرانی از فراموشی اطلاعات تماس
فراموشی محتوای تماس کاملا طبیعی میباشد. اما در صورتی که؛ از سیستم ضبط مکالمات تلفن ثابت برای کسب و کارتان استفاده کنید. دیگر نگرانی درباره این نخواهید داشت. رجوع به فایل های صوتی مشتریان در این زمینه کاملا مفید و راه انداز است.
5. نداشتن نگرانی از جهت عدم حضور اپراتور
در صورتی که اپراتور به هر علت نتواند، پاسخگوی مخاطبین باشد. سیستم منشی تلفنی به کمک ضبط مکالمات تلفن ثابت این امکان را به شما می دهد. تا از مشتری تان بخواهید. به شماره گیری عددی خاص، اقدام به گذاشتن پیام صوتی کند. در این حالت اپراتور در زمان دسترسی به سیستم می تواند تمامی محتوای ضبط شده را مورد بررسی قرار داده. و بر اساس آن اقدامات لازم را انجام دهد.
6. ارزیابی عملکرد پرسنل
مدیران میانی سازمان یا مدیران هر بخش از سازمان، می توانند به جای دریافت فیدبک مستقیم از پرسنل، به بررسی عملکرد آن ها از طریق فایل های صوتی مکالمات ضبط شده اشان بپردازند. این موضوع به مدیران کمک می کند. تا در صورتی که عملکرد هر یک از پرسنل در جایی نیاز به بهبود و ارتقا داشت. با استناد به مکالمات سابق و ارائه پیشنهادات جدید، به اصلاح امور بپردازند.
7. داشتن اطلاعات دقیق از تماس های ورودی و خروجی
در جایی که سیستم ضبط مکالمات تلفن ثابت وجود نداشته باشد. هر یک از اپراتورها و افراد سازمان می توانند، این ادعا را داشته باشند. که دقیقا مطابق با خواسته های سازمان ارتباطات برقرار شده است. و در جایی نمی توان خلاف این موضوع را ثابت کرد. اما اگر در جایی؛ سیستم ضبط مکالمات وجود داشته باشد. علاوه بر اینکه دسترسی به فایل صوتی وجود دارد. سایر جزئیات از جمله اطلاعات تماس هم قابل دسترسی خواهد بود.
8. آموزش پرسنل و افزایش سود سازمان
در سازمان ها همواره افرادی هستنند. که بهترین عملکرد را دارند. و می توانند، الگوی مناسبی برای سایر افراد باشند. در مجموعه های موفق که به ارزیابی عملکرد پرسنل می پردازند. نمونه فایل صوتی اپراتوری که بهترین مکالمه را داشته می تواند، به عنوان الگویی مناسب برای سایرین معرفی گردد. و از همین جهت موجبات رشد و پیشرفت سایرین را به همراه داشته باشد. پیشرفت پرسنل می تواند، میزان سودآوری سازمان را به طرز چشمگیری افزایش دهد.
9. صرفه جویی در هزینه ها
در صورتی که از سیستم ضبط مکالمات تلفن ثابت استفاده گردد، اپراتور یا سایر افراد سازمان با علم به این موضوع که تماس ها مورد بررسی قرار خواهند گرفت. از بین اطلاعات غیر ضروری با مشتریان سازمان خودداری خواهند کرد. این موضوع می تواند، منجر به افزایش بهره وری و کاهش هزینه های سازمان گردد. همچنین؛ در سازمان های کوچکتر افراد برای برقراری تماس های شخصی از خطوط تلفن سازمان استفاده نمی کنند. و غیر از صرفه جویی در هزینه ها، موجب آزاد ماندن خطوط تلفن سازمان می گردد.
📌نتیجه گیری:
سیستم های قدیمی تر مانند؛ مراکز تلفن سانترال، از طریق اضافه کردن سخت افزارهای مربوطه و صرف هزینه ی مجدد، با امکاناتی محدود امکان استفاده از ضبط مکالمات را خواهند داشت. اما مجموعه هایی که از سیستم مرکز تماس ویپ بهره می برند. این امکان بصورت پیش فرض، یکی از قابلیت هایی است. که در اختیارشان قرار می گیرد. و نا محدود از تمامی داخلی و خطوطشان با اطلاعات کامل می توانند؛ فایل های صوتی ضبط شده را در اختیارشان داشته باشند.